Hantering av personuppgifter
Inledning
Genom informationen i detta dokument vill vi, Skölvene fiber ek. förening som ansvarig för de uppgifter vi måste hantera om dig som person, beskriva hur vi behandlar dessa i olika situationer samt upplysa dig om dina rättigheter i samband med hanteringen.
När vi behandlar personuppgifter om dig sker behandlingen enbart inom EU/EES.
Vi är skyldiga att upplysa om detta i enlighet med dataskyddsförordningen (EU 2016/679) som även kallas GDPR.
Denna information riktar sig till:
• Dig som är medlem, kund, eller kontaktperson för någon av dessa, till oss
• Dig som är leverantör, eller kontaktperson för leverantör, till oss
• Dig som av annan orsak, markägare inom vårt område eller kontaktperson för denne
I efterföljande kapitel, som vi ber dig att läsa igenom, upplyser vi om vår behandling av personuppgifter.
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är Skölvene fiber ekonomisk förening (769623-2631). Om du vill ha mer detaljerad information, har några frågor eller vill använda dina rättigheter ber vi dig kontakta oss med hjälp av nedanstående kontaktuppgifter. Om du vill använda dina rättigheter, t.ex. avseende registerutdrag, behöver vi säkerställa din identitet och du behöver därför styrka vem du är innan vi kan agera på din begäran. Bifoga därför en kopia av din legitimation i dessa fall så återkommer vi med svaret till din folkbokföringsadress.
Skölvene fiber, c/o Kurt Fredriksson, Ölanda Soldattorpet 1, 524 92 HERRLJUNGA
070-622 31 86, se e-postadress till ordförande på hemsidan under sidan ”Styrelse…”
Dina rättigheter
I detta avsnitt vill vi informera dig om dina rättigheter. Du har rätt att:
• Få information om vilka uppgifter vi behandlar om dig och hur den behandlingen går till. Den informationen framgår av detta dokument.
• Få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas eller inte, samt i så fall ta del av informationen. Kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna ovan för att tillvarata denna rättighet.
• Klaga hos tillsynsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina uppgifter felaktigt eller inte tillvaratar dina rättigheter. I skrivande stund är det Datainspektionen som är tillsynsmyndighet och du hittar mer information på www.datainspektionen.se.
• Få felaktiga uppgifter rättade eller raderade samt komplettera ofullständiga uppgifter. Kontakt oss med hjälp av kontaktuppgifterna ovan för att hjälpa oss att påtala felaktigheter kring dina personuppgifter.
• Återkalla ditt samtycke. I de fall behandlingen sker mot bakgrund av samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Mer information om detta finner du i avsnittet om vår hantering av dina personuppgifter. Behandling som skett innan samtycket återkallas påverkas inte av att du återkallar ditt samtycke.
• Begära begränsning av behandlingen samt invändning mot behandling. Vi använder enbart uppgifter som har relevans med föreningens verksamhet såsom underlag för medlemskap i föreningen, som underlag för vårt fibernät med avseende på nödvändiga avtal och anslutna fastigheter samt som underlag för fakturering av kostnad för medlemskap och föreningens tjänster.
Vår hantering av dina personuppgifter
I nedanstående avsnitt beskriver vi vilka personuppgifter och hur vi behandlar dessa uppgifter om dig i olika situationer.
När du är kund, eller kontaktperson för kund, hos oss
För att kunna fullfölja våra åtaganden mot dig behöver vi kunna kommunicera med dig, t.ex. för att skicka avtalad information och för att kunna dela information med dig. För detta ändamål behöver vi behandla dina kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Din E-postadress kan också komma att användas som användarnamn i tjänster vi använder för att dela information med dig.
Informationen om dig lagras i vårt E-postsystem samt lagringsytor för information och fakturering.
För att fullfölja våra lagliga skyldigheter och försvara våra lagliga rättigheter, t.ex. i samband med att vi offererar, orderregistrerar och fakturerar behöver vi kunna identifiera den individ som utgör vår kontaktpunkt hos kunden. För detta ändamål behöver vi behandla dina kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress samt i vissa fall din signatur.
Informationen om dig lagras i vårt E-postsystem, ekonomisystem samt i förekommande fall skriftliga avtal. Vi använder vissa externa tjänsteleverantörer såsom ekonomitjänster och service av fibernätet där vi av naturliga skäl tvingas dela vissa av dina personuppgifter. Detta styrs av bindande personuppgiftsbiträdesavtal där tjänsteleverantörerna har samma skyldigheter som vi.
Dina uppgifter lagras i upp till 8 år efter upprättandet av den senaste affärshändelsen.
Ibland använder vi ditt namn och din e-postadress för att informera dig som medlem eller abonnent om våra tjänster. Det ligger i vår verksamhets berättigade intresse att tillgodose våra medlemmar/kunder med information om ytterligare tjänster i vårt nät.
Vi bedriver ingen regelrätt marknadsföring
Om du ändå är föremål för information från oss, t.ex. tar del av våra nyhetsbrev eller direkt kontakt via e-post, och du inte representerar befintlig eller tidigare kund till oss så vilar den behandlingen på att vi har ditt frivilliga samtycke till den typ av kontakt. De uppgifter vi behandlar om dig är normalt din e-postadress men kan även också vara ditt namn, telefonnummer och adress. Vi fortsätter att behandla dessa uppgifter tills du återkallar ditt samtycke eller invänder mot behandlingen, t.ex. genom att avregistrera dig från förekommande nyhetsbrev genom att följa instruktionerna som ligger i varje utskick.
Du kan också enkelt återkalla ditt samtycke eller invända mot behandlingen genom att skicka ett e-post eller brev till oss genom att använda de kontaktuppgifter som står i första kapitlet.
Informationen om dig lagras i vårt E-postsystem och/eller i vår interna plattform för medlems- och kundhantering. Vi skickar inte vidare någon information om dig utanför vår egen organisation. Dina uppgifter lagras tills samtycke återkallas eller du invänder mot behandlingen.
När du är leverantör, eller kontaktperson för leverantör, till oss
För att kunna beställa varor/tjänster eller komma i kontakt med dig vid frågor, behöver vi behandla dina kontaktuppgifter såsom namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Det ligger i vårt berättigade intresse att kunna komma i kontakt med dig för att säkerställa tillgång till de förnödenheter och tjänster vi behöver för att kunna utveckla och upprätthålla vår verksamhet. Vi är dock lyhörda för när du inte vill vara kontaktperson för leverantören gentemot oss. Det betyder att om du inte vill att vi hanterar dina kontaktuppgifter så kontaktar du oss och meddelar det så raderar vi dig ur våra system.
Uppgifterna om dig lagras i vårt E-postsystem och ekonomisystem. Vi skickar inte vidare någon information om dig utanför vår egen organisation. Dina uppgifter lagras i upp till 8 år efter upprättandet av den senaste händelsen.
Uppdatering av informationen
Vi uppdaterar denna information i samband med att vi eventuellt förändrar föreningens utbud, arbetssätt eller uppgiftshantering. Senaste och gällande information står att finna på vår hemsida www.skolvenefiber.se under sidan ”Dataskyddsförordningen”. Om vi gör större förändringar vidtar vi, i förhållande till ändringen, rimlig ansträngning för att informera dig om dessa ändringar.
Maj 2018
Skölvene fiber ek. förening
